Documento para chamar de meu - Parte 1

Olá pessoal,
Hoje faremos a atividade: Documento para chamar de meu – parte 1.

Trata-se do início do nosso trabalho final. Com isso, selecionamos três documentos para a análise tipológica de cada um deles.
Vamos começar?

1º DOCUMENTO ANALISADO: Emissão/Registro de diploma

http://www.saa.unb.br/images/stories/documentos/formularios/formulario_solicitacao_diploma.pdf

Nome: Emissão/Registro de diploma;

Definição: Formulário de inscrição para os alunos interessados em receber/registrar o diploma;

Espécie: Formulário;

Tipo: Formulário de emissão/registro de diploma;

Descrição: Formulário apresenta: identificação do interessado, identificação do curso, solicitação, verificação da SAA, dados de registro da SAA e o recibo;

Código de classificação: Segundo o plano de classificação do IFES o documento é classificado em 125.422 - Registro

Gênero: Textual;

Suporte: Papel;

Formato: Folha A4;

Forma: Original;

Sinais de validação: Local para a assinatura e carimbo da SCA, com sua respectiva data;

Escrita: Digital;

Fundo: Secretaria de Administração Acadêmica;

Produtor institucional: Universidade de Brasília;

Produtor da ação administrativa: Secretaria de Administração Acadêmica/ Reitoria;

Destinatário: Aos alunos interessados em receber/registrar o diploma;

Legislação: Regimento Geral da UnB;

Trâmite: Após o preenchimento dos dados, o aluno emite o parecer junto ao posto da Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA), na qual receberá o canhoto como forma de comprovação do ato;

Função administrativa: Para que os alunos possam dar entrada e pegar o diploma;

Função arquivística: Fazer registro dos alunos que solicitaram o diploma;

Ordenação: Emissão/Registro de diploma;

Palavras- chave: Emissão, registro, diploma;

Vigência administrativa: Até a emissão do diploma;

Eliminação: Seria 1 ano na fase corrente e depois eliminado;

Acesso: Secretaria de Administração Acadêmica e o aluno.

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2º DOCUMENTO ANALISADO: Requerimento de Revalidação de diploma

 

                             

                                   http://www.saa.unb.br/images/stories/documentos/revalidacao/requerimentoderevalidacao.pdf

Nome: Requerimento de Revalidação de diploma;

Definição: É o processo que declara os diplomas de cursos de graduação expedidos por estabelecimentos estrangeiros equivalentes aos diplomas emitidos no Brasil;

Espécie: Formulário;

Tipo:  Requerimento revalidação de diploma;

Descrição: Formulário de requerimento;

Código de classificação: Segundo o Plano das Instituições Federais de Ensino Superior,  o documento é classificado no código 125.424, que se trata de Reconhecimento e Revalidação. “Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por insituições de ensino superior no exterior.”

Gênero: Textual;

Suporte: Papel;

Formato: Folha A4;

Forma: Original;

Sinais de validação: Local para a assinatura e carimbo da SAA, com sua respectiva data;

Escrita: Digital;

Fundo: Secretaria de Administração Acadêmica;

Produtor institucional: Universidade de Brasília;

Produtor da ação administrativa: Secretaria de Administração Acadêmica/ Reitoria;

Destinatário: Aos alunos interessados em revalidar seus diplomas; 

Legislação: Resolução nº8, de 4 de outubro de 2007(*) Altera o art. 4º e revoga o art.. 10 da Resolção CNE/CES nº 1/2002, que estabelece normas para a revalidação de diplomas de graduação expedidos por estabelecimentos estrangeiros de ensino superior;

Trâmite: Após preenchimento dos dados o documento é encaminhado ao posto do SAA para conferência e depois  entregue ao SCA;

Função administrativa: Para que os alunos possam ter a revalidação do diploma concedido pelo reitor; 

Função arquivística: Fazer registro dos alunos que requereram a validação do diploma;
 

Ordenação: Requerimento de revalidação de diploma;

Palavras- chave: Revalidação, diploma, requerimento;

Vigência administrativa: Até a revalidação de diploma; 

Eliminação: De acordo com a Tabela de Temporalidade do Conarq, seria 1 ano na fase corrente e depois eliminado;

Acesso: Secretaria de Administração Acadêmica e o aluno.

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3º DOCUMENTO ANALISADO: Calendário das Colações de Grau

http://www.unb.br/administracao/ceri/calendario/calendario_colacao.pdf

Nome: Calendário das Colações de Grau de 2º/2012;

Definição: Informação de dia, mês, ano e lugar referente as Colações de grau  do 2º semestre de 2012 da Universidade de Brasília;

Espécie: Calendário;

Tipo: Calendário de Colação de grau;

Descrição: O calendário apresenta as faculdades com suas respectivas datas  locais e horários onde  ocorrerão as atividades dos ensaio e da própria colação;

Código de classificação: De acordo com o plano de classificação do IFES, esse calendário é classificado em 124-Colação de grau. Formatura

Gênero: Textual;
 

Suporte: Papel;
 

Formato: Folha A4;

Forma: Original;

Sinais de validação: Homologado pelo próprio departamento;

Escrita: Digital;

Fundo: Secretaria de administração Acadêmica SAA;

Produtor institucional: Universidade de Brasília;

Produtor da ação administrativa: Secretaria de administração Acadêmica SAA;

Destinatário: aos prováveis formandos;

Legislação: Regimento Geral da UnB;

Trâmite: Elaborado pela Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e diretamente vinculado à Vice-Reitoria (VRT);

Função administrativa: Para que os futuros formandos possam estar informados quanto a hora, local e data de sua colação de grau;

Função arquivística: Documento Informativo;

Ordenação: Calendários;

Palavras- chave: Colação de grau, calendário;

Vigência administrativa: Até o termino do semestre;

Eliminação: Seria 1 ano na fase corrente e depois eliminado;

Acesso: Aos formandos e os seus respectivos departamentos.

REFERÊNCIAS:

GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologia documental de los municipios. Madrid: Consejeria de Cultura de la Comunidad de Madrid, 1988. (Archivos, Estudios, 2).

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). Capítulo 5

Desafio!

Olá futuros arquivistas,

 Imagem retirada do site: http://www.eventoscampinas.com/formatura-dicas-de-como-organizar-o-seu-evento/

Muitos esperam ansiosamente o grande dia não é? O dia de nossa formatura! 

E com base nesse tema, selecionamos uma reportagem um tanto curiosa:

A Menina morta que não pode se formar por falta de frequência

 

Os pais de Megan Gillian, uma garota que morreu dois meses antes da formatura, receberam uma carta da escola dizendo que ela não poderia ir ao baile de formatura se sua freqüência escolar não melhorasse. A carta dizia que estudantes deveriam ter uma presença de 90% e ela tinha, no momento, 60%. O documento estava assinado pelo diretor do colégio que depois se desculpou com os pais da menina dizendo que era tudo um erro de software.

Reportagem tirada do site : http://hypescience.com/as-6-mais-bizarras-historias-de-formatura/

E diante deste fato lastimável, pedimos que seja feita uma análise do documento citado. A análise deverá ser feita em cima do conteúdo que a reportagem diz conter no carta, dizendo se a informação é verídica, ou não, e analisar a autenticidade do documento. Pedimos também, que sejam apresentados elementos que comprovem o resultado da análise obtida.

E é isso!

Até mais.

Documentos digitais - A velha nova era.

REPORTAGEM: http://www.usp.br/imprensa/?p=19364

 A reportagem é sobre o fato da Universidade de São Paulo (USP) adotar um dispositivo inédito de diplomas com certificação digital, este modelo estará disponível até o início de 2013. Mas antes alguns problemas arquivísticos relacionados aos documentos digitais.

Um dos grandes problemas dentro da realidade arquivística, seria a preservação de elementos característicos de sua proveniência, unicidade, indivisibilidade, integridade, naturalidade; ainda mais em documentos digitais. Para conter essa problemática, na década de 90, a comunidade arquivística internacional deu início aos primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produção e preservação dos documentos digitais (no caso, diplomas com certificação digital). No Brasil, também cresceu a produção de documentos digitais, surgindo então uma necessidade de uma participação mais ativa por parte dos arquivistas na gestão dos documentos digitais. Criando o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Outra questão ainda é levantada sobre a autenticidade, veracidade e confiabilidade documentos digitais.

http://serasa.certificadodigital.com.br/wp-content/uploads/2012/04/usp.jpg

Lopez, faz uma distinção entre autenticidade e veracidade, afirmando que a "autenticidade está voltada para o processo de criação do documento, a veracidade está ligada diretamente a qualidade das informações que compões este certificado". Os diplomas com certificação digital são autênticos e verídicos, como diz a reportagem, onde até o secretário-geral da USP, Rubens Beçak, afirma que "com isso, vamos conseguir zerar as falsificações”. Mas nem tudo é o que parece ser. Pois devido a obsolescência dos componentes digitais, a sua preservação não se resume ao armazenamento em condições ideais, logo, esse documento será migrado para outro tipo de formato digital e possivelmente sofrerá alterações originais, o que diplomaticamente deixará de ser autêntico. 

Outros problemas ligados a produção, gestão, preservação e custódia dos diplomas (e documentos) digitais, ocorre onde muitos desses problemas são relativos aos próprios problemas arquivístico. A análise diplomática nos documentos digitais, que trata das características intrínsecas e extrínsecas, relacionado ao contexto de sua tramitação, é fundamental para solucionar tais problemas, já que visa a validação da autenticidade e legalidade do documento. Várias ferramentas arquivísticas podem ajudar a entender melhor a problemática. Para Lopez, o arranjo é essencial, pois ele "é a organização física de documentos de um fundo de acordo com o princípio da proveniência e com a organicidade da entidade produtora do arquivo", logo os diplomas digitais, como um documento, deve ser analisado a partir de um quadro de funções (num arranjo), e serem articulados num determinado fundo.

Para Duranti, a documentos legalmente autênticos "son aquellos que suportan una prueba de sí mismos, a causa de la intervención durante e después de su criación, de un representante de una autoridad pública que garantiza su genuidad". Aqui é preciso notar a dificuldade dos documentos digitais em suportar uma prova em si mesmo, devido a sua forma de preservação, confiabilidade e autenticidade. Duranti afirma também que a forma de um documento revela a sua utilidade, sua função administrativa dentro de cada espécie. Essa forma pode ser física, que se refere às características externas que fazem o documento ser capaz de cumprir sua função, ou seja "são as características que constituem a aparência externa dos documentos"; ou intelectual, que se refere aos elementos internos, que fazem o documento ser completo, "são todos os componentes que garantem sua articulação intelectual que são o modo de representação do conteúdo e as partes que determinam o teor do conjunto". 

Esse mesmo conceito diplomático, cabe aos documentos digitais, aliás é por ele que pode se ter a ideia da totalidade do documento. Os diplomas com certificação digital, que tem por características externas o próprio software e seu sistema de integração dos diplomas, no caso, (o suporte, escrita, linguagem, signos especiais, selo e anotações), faz parte do trâmite e na identificação dos diplomas. Nos elementos internos (protocolo, texto e "escatolo"), seria a sua própria informação, o texto ali presente, o que permite ao usuário identificar quem foi o autor daquele ato, a data, o tipo, a informação contida.

Já o CONARQ, que tem por missão definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo (site do CONARQ). Com isso, suas resoluções afetam direta e indiretamente os demais arquivos públicos, apesar da USP ser estadual. No que tange aos documentos digitais são as seguintes resoluções:

• Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, diz sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais em programas de gestão de documentos.
• Resolução nº 24, de 03 de agosto de 2006, diz sobre transferência e recolhimento dos documentos digitais. 
• Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, diz sobre o e-ARQ Brasil.

Segundo Ruipérez, "o modelo de grupo Madrid está dividido em 10 seções: tipo documental, oficina de produção, destinatário, legislação, trâmite, documentos básicos que compõem o expediente, ordenação da série, conteúdo, a vigência administrativa e saída". Nesse trecho, Ruipérez afirma como um modelo demonstra o comportamento de um documento na sua função. Assim, pode-se ter diversos modelos de séries documentais. O que torna bastante importante para um modelo de documentos digitais, pois permite aos diplomas ter o seu próprio formato, mas mantendo a sua produção, trâmite, ordenação da série e saída.

 

Apesar do corretor ortográfico do Word não reconhecer, arquivologia é uma ciência que estuda basicamente os processos de criação, armazenamento e recuperação de informação, e assuntos correlatos. Nesse contexto, é óbvio que ela trata de documentos de todo tipo de universo. Sejam eles contábeis, administrativos, jurídicos e outros.  E os elementos que constituem os documentos independem, na maioria das vezes, do tipo de documento que está sendo trabalhado. Entretanto, é evidente que a interdisciplinaridade pode apresentar alguns aspectos específicos de um determinado modelo ou universo, e é justamente aí que reside a nossa problemática para a era da produção digital de documentos. 

A certificação digital pode garantir a autenticidade de um documento, assim como os metadados inerentes ao mesmo, mas e a sua veracidade? Essa se relaciona com o conteúdo e, portanto, não é simples atestá-la. A investigação do contexto em que o documento foi produzido torna-se mais difícil. 

Como exemplo, é possível falar sobre uma demonstração contábil de uma empresa qualquer que seja produzida digitalmente. Esses balancetes precisam ser escriturados e assinados por um contador. A assinatura digital resolve o problema... Mas a manipulação dos dados torna-se muito mais fácil e logo, sujeita a falhas. O mesmo acontece com documentos jurídicos, que podem ser criados com desvios dos fatos, comprometendo assim o tipo de análise. 

Enfim, a problemática de criação de documentos digitais é muito maior que essa pequena explanação acima, mas convém destacar que o papel do arquivista é fundamental nesse processo, pois é ele quem pode definir os mecanismos de controle desse processo.