Documentos digitais - A velha nova era.

REPORTAGEM: http://www.usp.br/imprensa/?p=19364

 A reportagem é sobre o fato da Universidade de São Paulo (USP) adotar um dispositivo inédito de diplomas com certificação digital, este modelo estará disponível até o início de 2013. Mas antes alguns problemas arquivísticos relacionados aos documentos digitais.

Um dos grandes problemas dentro da realidade arquivística, seria a preservação de elementos característicos de sua proveniência, unicidade, indivisibilidade, integridade, naturalidade; ainda mais em documentos digitais. Para conter essa problemática, na década de 90, a comunidade arquivística internacional deu início aos primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produção e preservação dos documentos digitais (no caso, diplomas com certificação digital). No Brasil, também cresceu a produção de documentos digitais, surgindo então uma necessidade de uma participação mais ativa por parte dos arquivistas na gestão dos documentos digitais. Criando o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Outra questão ainda é levantada sobre a autenticidade, veracidade e confiabilidade documentos digitais.

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Lopez, faz uma distinção entre autenticidade e veracidade, afirmando que a "autenticidade está voltada para o processo de criação do documento, a veracidade está ligada diretamente a qualidade das informações que compões este certificado". Os diplomas com certificação digital são autênticos e verídicos, como diz a reportagem, onde até o secretário-geral da USP, Rubens Beçak, afirma que "com isso, vamos conseguir zerar as falsificações”. Mas nem tudo é o que parece ser. Pois devido a obsolescência dos componentes digitais, a sua preservação não se resume ao armazenamento em condições ideais, logo, esse documento será migrado para outro tipo de formato digital e possivelmente sofrerá alterações originais, o que diplomaticamente deixará de ser autêntico. 

Outros problemas ligados a produção, gestão, preservação e custódia dos diplomas (e documentos) digitais, ocorre onde muitos desses problemas são relativos aos próprios problemas arquivístico. A análise diplomática nos documentos digitais, que trata das características intrínsecas e extrínsecas, relacionado ao contexto de sua tramitação, é fundamental para solucionar tais problemas, já que visa a validação da autenticidade e legalidade do documento. Várias ferramentas arquivísticas podem ajudar a entender melhor a problemática. Para Lopez, o arranjo é essencial, pois ele "é a organização física de documentos de um fundo de acordo com o princípio da proveniência e com a organicidade da entidade produtora do arquivo", logo os diplomas digitais, como um documento, deve ser analisado a partir de um quadro de funções (num arranjo), e serem articulados num determinado fundo.

Para Duranti, a documentos legalmente autênticos "son aquellos que suportan una prueba de sí mismos, a causa de la intervención durante e después de su criación, de un representante de una autoridad pública que garantiza su genuidad". Aqui é preciso notar a dificuldade dos documentos digitais em suportar uma prova em si mesmo, devido a sua forma de preservação, confiabilidade e autenticidade. Duranti afirma também que a forma de um documento revela a sua utilidade, sua função administrativa dentro de cada espécie. Essa forma pode ser física, que se refere às características externas que fazem o documento ser capaz de cumprir sua função, ou seja "são as características que constituem a aparência externa dos documentos"; ou intelectual, que se refere aos elementos internos, que fazem o documento ser completo, "são todos os componentes que garantem sua articulação intelectual que são o modo de representação do conteúdo e as partes que determinam o teor do conjunto". 

Esse mesmo conceito diplomático, cabe aos documentos digitais, aliás é por ele que pode se ter a ideia da totalidade do documento. Os diplomas com certificação digital, que tem por características externas o próprio software e seu sistema de integração dos diplomas, no caso, (o suporte, escrita, linguagem, signos especiais, selo e anotações), faz parte do trâmite e na identificação dos diplomas. Nos elementos internos (protocolo, texto e "escatolo"), seria a sua própria informação, o texto ali presente, o que permite ao usuário identificar quem foi o autor daquele ato, a data, o tipo, a informação contida.

Já o CONARQ, que tem por missão definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo (site do CONARQ). Com isso, suas resoluções afetam direta e indiretamente os demais arquivos públicos, apesar da USP ser estadual. No que tange aos documentos digitais são as seguintes resoluções:

• Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, diz sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais em programas de gestão de documentos.
• Resolução nº 24, de 03 de agosto de 2006, diz sobre transferência e recolhimento dos documentos digitais. 
• Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, diz sobre o e-ARQ Brasil.

Segundo Ruipérez, "o modelo de grupo Madrid está dividido em 10 seções: tipo documental, oficina de produção, destinatário, legislação, trâmite, documentos básicos que compõem o expediente, ordenação da série, conteúdo, a vigência administrativa e saída". Nesse trecho, Ruipérez afirma como um modelo demonstra o comportamento de um documento na sua função. Assim, pode-se ter diversos modelos de séries documentais. O que torna bastante importante para um modelo de documentos digitais, pois permite aos diplomas ter o seu próprio formato, mas mantendo a sua produção, trâmite, ordenação da série e saída.

 

Apesar do corretor ortográfico do Word não reconhecer, arquivologia é uma ciência que estuda basicamente os processos de criação, armazenamento e recuperação de informação, e assuntos correlatos. Nesse contexto, é óbvio que ela trata de documentos de todo tipo de universo. Sejam eles contábeis, administrativos, jurídicos e outros.  E os elementos que constituem os documentos independem, na maioria das vezes, do tipo de documento que está sendo trabalhado. Entretanto, é evidente que a interdisciplinaridade pode apresentar alguns aspectos específicos de um determinado modelo ou universo, e é justamente aí que reside a nossa problemática para a era da produção digital de documentos. 

A certificação digital pode garantir a autenticidade de um documento, assim como os metadados inerentes ao mesmo, mas e a sua veracidade? Essa se relaciona com o conteúdo e, portanto, não é simples atestá-la. A investigação do contexto em que o documento foi produzido torna-se mais difícil. 

Como exemplo, é possível falar sobre uma demonstração contábil de uma empresa qualquer que seja produzida digitalmente. Esses balancetes precisam ser escriturados e assinados por um contador. A assinatura digital resolve o problema... Mas a manipulação dos dados torna-se muito mais fácil e logo, sujeita a falhas. O mesmo acontece com documentos jurídicos, que podem ser criados com desvios dos fatos, comprometendo assim o tipo de análise. 

Enfim, a problemática de criação de documentos digitais é muito maior que essa pequena explanação acima, mas convém destacar que o papel do arquivista é fundamental nesse processo, pois é ele quem pode definir os mecanismos de controle desse processo.