A reportagem
é sobre o fato da Universidade de São Paulo (USP) adotar um dispositivo
inédito de diplomas com certificação digital, este modelo estará disponível até o início de 2013. Mas antes alguns
problemas arquivísticos relacionados aos documentos digitais.
Um dos grandes problemas dentro da realidade
arquivística, seria a preservação de elementos característicos de sua
proveniência, unicidade, indivisibilidade, integridade, naturalidade;
ainda mais em documentos digitais. Para conter essa problemática, na
década de 90, a comunidade arquivística internacional deu início aos
primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produção e preservação
dos documentos digitais (no caso, diplomas com certificação digital). No
Brasil, também cresceu a produção de documentos digitais, surgindo
então uma necessidade de uma participação mais ativa por parte dos
arquivistas na gestão dos
documentos digitais. Criando o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ). Outra questão ainda é levantada sobre a
autenticidade, veracidade e confiabilidade documentos digitais.
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Lopez, faz uma distinção entre autenticidade e veracidade, afirmando que a "autenticidade está voltada para o processo de criação do documento, a veracidade está ligada diretamente a qualidade das informações que compões este certificado". Os
diplomas com certificação digital são autênticos e verídicos, como diz a
reportagem, onde até o secretário-geral da USP, Rubens Beçak, afirma
que "com isso, vamos conseguir zerar as falsificações”. Mas nem tudo é o
que parece ser. Pois devido a obsolescência dos componentes digitais, a sua preservação não se resume ao armazenamento em condições ideais, logo, esse documento será migrado para outro tipo de formato digital e
possivelmente sofrerá alterações originais, o que
diplomaticamente deixará de ser autêntico.
Outros problemas ligados a
produção, gestão, preservação e custódia dos diplomas (e documentos)
digitais, ocorre onde muitos desses problemas são relativos aos próprios
problemas arquivístico. A análise diplomática nos documentos digitais, que trata das características intrínsecas e extrínsecas, relacionado ao contexto de sua tramitação, é
fundamental para solucionar tais problemas, já que visa a validação da
autenticidade e legalidade do documento. Várias ferramentas
arquivísticas podem ajudar a entender melhor a problemática. Para Lopez,
o arranjo é essencial, pois ele "é a organização física de
documentos de um fundo de acordo com o princípio da proveniência e com a
organicidade da entidade produtora do arquivo", logo os diplomas
digitais, como um documento, deve ser analisado a partir de um quadro de
funções (num arranjo), e serem articulados num determinado fundo.
Para Duranti, a documentos legalmente autênticos "son aquellos que suportan una prueba
de sí mismos, a causa de la intervención durante e después de su
criación, de un representante de una autoridad pública que garantiza su
genuidad". Aqui é preciso notar a dificuldade dos documentos digitais em suportar uma prova em si mesmo, devido a sua forma de preservação, confiabilidade e autenticidade. Duranti afirma também que a forma de um documento revela a sua
utilidade, sua função administrativa dentro de cada espécie. Essa forma
pode ser física, que se refere às características externas que fazem o
documento ser capaz de cumprir sua função, ou seja "são as características que constituem a aparência externa dos documentos"; ou intelectual, que se refere aos elementos internos, que fazem o documento ser completo, "são
todos os componentes que garantem sua articulação intelectual que são o
modo de representação do conteúdo e as partes que determinam o teor do
conjunto".
Esse mesmo conceito diplomático, cabe aos documentos digitais,
aliás é por ele que pode se ter a ideia da totalidade do documento. Os
diplomas com certificação digital, que tem por características externas o
próprio software e seu sistema de integração dos diplomas, no
caso, (o suporte, escrita, linguagem, signos especiais, selo e
anotações), faz parte do trâmite e na identificação dos diplomas. Nos
elementos internos (protocolo, texto e "escatolo"), seria a sua própria
informação, o texto ali presente, o que permite ao usuário identificar
quem foi o autor daquele ato, a data, o tipo, a informação contida.
Já o CONARQ, que tem por missão definir a política nacional de
arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional
de Arquivos; e exercer orientação normativa visando à gestão documental e
à proteção especial aos documentos de arquivo (site do CONARQ). Com
isso, suas resoluções afetam direta e indiretamente os demais arquivos
públicos, apesar da USP ser estadual. No que tange aos documentos
digitais são as seguintes resoluções:
- Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, diz sobre a inserção de
documentos arquivísticos digitais em programas de gestão de documentos.
- Resolução nº 24, de 03 de agosto de 2006, diz sobre transferência e recolhimento dos documentos digitais.
- Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, diz sobre o e-ARQ Brasil.
Segundo Ruipérez, "o modelo de grupo Madrid está dividido em 10 seções: tipo documental, oficina de produção, destinatário, legislação, trâmite, documentos básicos que compõem o expediente, ordenação da série, conteúdo, a vigência administrativa e saída".
Nesse trecho, Ruipérez afirma como um modelo demonstra o comportamento
de um documento na sua função. Assim, pode-se ter diversos modelos de séries documentais. O que torna bastante importante para um
modelo de documentos digitais, pois permite aos diplomas ter o seu
próprio formato, mas mantendo a sua produção, trâmite, ordenação da
série e saída.
Apesar do corretor
ortográfico do Word não reconhecer, arquivologia é uma ciência que estuda
basicamente os processos de criação, armazenamento e recuperação de informação,
e assuntos correlatos. Nesse contexto, é óbvio que ela trata de documentos de
todo tipo de universo. Sejam eles contábeis, administrativos, jurídicos e
outros. E os elementos que constituem os
documentos independem, na maioria das vezes, do tipo de documento que está
sendo trabalhado. Entretanto, é evidente
que a interdisciplinaridade pode apresentar alguns aspectos específicos de um determinado
modelo ou universo, e é justamente aí que reside a nossa problemática para a
era da produção digital de documentos.
A certificação digital pode garantir a autenticidade de um
documento, assim como os metadados inerentes ao mesmo, mas e a sua veracidade?
Essa se relaciona com o conteúdo e, portanto, não é simples atestá-la. A
investigação do contexto em que o documento foi produzido torna-se mais
difícil.
Como exemplo, é possível falar sobre uma demonstração
contábil de uma empresa qualquer que seja produzida digitalmente. Esses
balancetes precisam ser escriturados e assinados por um contador. A assinatura
digital resolve o problema... Mas a manipulação dos dados torna-se muito mais
fácil e logo, sujeita a falhas. O mesmo acontece com documentos jurídicos, que
podem ser criados com desvios dos fatos, comprometendo assim o tipo de análise.
Enfim, a problemática de criação de documentos digitais é
muito maior que essa pequena explanação acima, mas convém destacar que o papel
do arquivista é fundamental nesse processo, pois é ele quem pode definir os
mecanismos de controle desse processo.
